Cuando un trabajador abandona la empresa, bien por voluntad propia o bien por iniciativa de la compañía, es imprescindible que su empresa no deje ningún cabo suelto para que la salida se realice de forma impecable desde un punto de vista legal y preserve la privacidad requerida (expedición del certificado de empresa, información a los representantes de los trabajadores si es obligatorio en su caso, etc.)
También es necesario zanjar el resto de asuntos que afectan al cierre de la relación (entrega del teléfono móvil, del portátil, recogida de tarjetas de visita y de crédito…). En ese protocolo es donde deben incluirse también aspectos vinculados a la protección de datos y a la privacidad tanto del empleado como de la empresa.
Revocar las funciones de control y autorizaciones
Así, entre otras cuestiones relacionadas con la protección de datos, debe sistematizar las funciones de control y autorizaciones delegadas en los trabajadores, revocándolas en cada caso de salida de personal de la empresa e inhabilitando usuarios y contraseñas. De este modo, en el momento en que un trabajador está fuera, no puede acceder a la red ni a los ficheros de datos personales y, de esta forma, no peligra la seguridad y privacidad de la información de su empresa.
Bloquear sus datos
También deberá bloquear sus datos del fichero de «Personal y recursos humanos» (tanto del que utilice su empresa como del que esté externalizado en una gestoría, si fuera el caso). Si la identidad del trabajador, por el perfil del puesto que ocupaba, estaba incluida en el documento de seguridad y en otros soportes adicionales deberá actualizar el documento de seguridad teniendo en cuenta la salida del trabajador.
Protocolo para estos casos
Es conveniente que su empresa disponga de un protocolo claro que contenga los puntos esenciales que se deben tener en cuenta ante la salida de un trabajador y que así no se le pase ninguno por alto. Para ello es útil utilizar un checklist que deberá personalizar en función de las necesidades concretas de su empresa y de personal.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
