Si su empresa actúa en calidad de encargado de tratamiento en la prestación de servicios para una empresa y no han firmado un contrato de acceso a datos, deberá proponerle su formalización a esa empresa responsable de los ficheros.
De esta manera, y en caso de cometerse una infracción siguiendo las instrucciones del responsable del fichero, si estas instrucciones constan establecidas contractualmente, su empresa no podrá ser considerada responsable de la infracción, puesto que actuaba en nombre el responsable y siguiendo sus instrucciones.
Es decir, que tanto si su empresa actúa como responsable del fichero como en calidad de encargada de tratamiento, es conveniente que la relación que implique el acceso a datos esté perfectamente regulada de la forma que exige la normativa de protección de datos personales.
Posibles encargados de tratamiento
Su empresa debe asegurarse de que tiene formalizados contratos con todos los responsables del tratamiento que prestan servicios a su empresa. Algunos de ellos podrían ser:
- Gestoría de contabilidad
- Gestoría de nóminas
- Empresas encargadas de prevención de riesgos laborales
- Mutuas de accidentes
- Empresas de hosting o housing (alojamiento web)
- Encargados de control de accesos al edificio
- Empresas de mensajería que prestan servicios para su empresa
- Empresa que manipule sus campañas de mailing o realice el ensobrado y personalización de envíos postales de su empresa
- Empresas de almacenamiento de documentación confidencial
- Empresas de gestión de residuos que se ocupe de la destrucción de documentos con datos de carácter personal
- Empresa en la que externalizan campañas de telemarketing o de encuestas a clientes, etc.
- Empresa que gestiona redes sociales, etc.
Preste atención al tema de encargado de tratamiento
Preste especial cuidado a que el acceso a los datos por parte de un encargado del tratamiento que resulte necesario para la prestación de un servicio al responsable cumpla lo establecido en la normativa vigente, pues de lo contrario no se considerará comunicación de datos, y exigirá los requisitos para la cesión de datos.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
