Pero, ¿qué ocurre si resulta imposible o exige a su empresa esfuerzos desproporcionados informar a todos los interesados acerca del nuevo titular del fichero que va a tratar sus datos? En este caso, la normativa le permite solicitar a la AEPD lo que se denomina «exención del deber de información al interesado sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal».
Solicitar la exención
Para solicitarlo, el responsable del fichero deberá:
- Identificar el tratamiento de datos al que pretende aplicarse la exención del deber de informar.
- Motivar las causas en que fundamenta la imposibilidad o el carácter desproporcionado del esfuerzo que implicaría cumplir el deber de informar.
- Exponer detalladamente las medidas compensatorias que propone realizar. Entre otras, una cláusula informativa (que se deberá aportar).
Si la AEPD considera insuficientes las medidas compensatorias propuestas por el solicitante, podrá acordar que se adopten medidas complementarias o sustitutivas. El procedimiento finaliza en un plazo máximo de 6 meses, denegando o concediendo la AEPD la exención del deber de informar.
El procedimiento de exención del deber de información al interesado no es muy habitual y no siempre termina con el visto bueno de la Agencia para eximir a la empresa solicitante del deber de informar.
Tramitación
Durante la tramitación del procedimiento, la AEPD podría solicitarle que modificara la cláusula que propone, que aporte información, que aclare algún extremo, que justifique los costes en los que incurriría si informase a los afectados, etc. Deberá responder dentro de plazo pues, si no lo hace, la AEPD considerará que su empresa desiste de su solicitud y denegará la exención.
Antes de solicitar el deber de exención, plantéese si a su empresa le compensa el coste de informar a los afectados con la posibilidad de aprovechar la comunicación para «vender» el proceso de reestructuración empresarial que se ha llevado a cabo y de qué forma beneficia al cliente (más servicios, más y mejores instalaciones…).
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
