El canal no importa
La información que se debe facilitar a los interesados es la misma, independientemente del canal que se utilice para recabar sus datos personales. Así, de igual forma que al emplear cuestionarios para la recogida de datos es ahí donde se informa al interesado de todo aquello a lo que la ley obliga, algo parecido habrá de hacerse si los datos se recaban de forma verbal (por ejemplo, por teléfono).
Información al interesado
Así, al menos, deberá informar al interesado, con claridad y concisión, de la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos («atender su pedido») y de los destinatarios de la información («la empresa», con el objetivo de poder prestar el servicio solicitado). Igualmente hay que informar de la identidad y dirección del responsable del tratamiento y de la posibilidad de ejercitar en cualquier momento los derechos que tienen los interesados sobre sus datos.
También hay que informar del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que se le planteen y de las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
Medio adecuado
Su empresa deberá facilitar la información a través de un medio que sea coherente con el sistema de recogida de datos. Es decir, que si el medio es el teléfono, una posible opción sería, antes de la recogida de los datos, leer al interesado esa información o bien dar paso a una grabación en la que se le informe de todo ello. Para mayor seguridad, después de la conversación puede enviar un e-mail o una carta de confirmación a su cliente para recordarle la información relativa a la normativa de protección de datos. Para ello, puede aprovechar el envío que haga para confirmar y agradecer el pedido o bien hacerlo al servirle éste.
Además, de esta forma, su empresa tendrá constancia de que ha cumplido su deber de informar, por si en algún momento tuviera que demostrarlo.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
