Su empresa y la empresa a quien finalmente elija para encargarse del proceso de destrucción de papel deberán firmar un contrato de prestación de servicios. Y además tendrá que elegir a conciencia el proveedor de servicios.
Tipos de contrato
Puede ser un contrato de prestación de servicios sin acceso a datos personales. Si en ningún caso van a acceder a los datos de su empresa objeto de destrucción, adoptará y recogerá en el documento de seguridad las medidas adecuadas para limitar el acceso del personal a datos personales, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de información.
Puede ser un contrato de prestación de servicios con acceso a datos personales, si éste va a producirse. La firma del contrato permite acotar las responsabilidades de uno y otro.
Criterios a valorar
Pero más allá de la firma del contrato, es importante elegir un buen proveedor, que a su empresa le dé la confianza de que va prestarle un buen servicio y a no comprometer la seguridad de la información de su empresa.
- Visitar las instalaciones del proveedor. Valore de primera mano las condiciones en las que se presta e servicio. Es conveniente que el proveedor se comprometa a permitir que cualquier miembro de su empresa, siempre que lo estime conveniente, pueda desplazarse hasta sus instalaciones y presenciar el manejo y destrucción de los documentos.
- Certificación de la destrucción. El proveedor debe certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia del momento en que se ha llevado a cabo y de los medios que se han utilizado para ello. Si fuera posible, pida que se incorpore fotografía de la documentación destruida o número de gramos o kilogramos de materia destruida.
- Protocolo de destrucción. Valore si cuenta con algún tipo de protocolo de destrucción (ISO 9001, ISO 14001, etc.).
- Referencias. Pida referencias de clientes y pónganse en contacto con alguno. Le permitirá saber más sobre la calidad del servicio que presta cada proveedor.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
