Los trabajadores deben rellenar el documento para comunicar sus datos personales a efectos de retenciones del IRPF al incorporarse a una empresa o para comunicar cualquier cambio en sus circunstancias personales que suponga que la empresa tenga que aplicarles un tipo distinto de retención. Así, los trabajadores deben facilitar datos como su nombre y apellidos, NIF, año de nacimiento, estado civil, número de hijos, etc.
Tenga en cuenta lo siguiente
Pese a que alguno de los datos que reciba su empresa del trabajador pueda considerarse «sensible» (por ejemplo, discapacidad propia o de alguno de los descendientes o ascendientes que convivan con él) si su empresa sólo utiliza esta información para cumplir con sus obligaciones laborales y fiscales, sólo tendrá que aplicar al fichero las medidas de seguridad de nivel básico.- Su empresa está obligada a establecer las medidas técnicas y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal que le entregan sus trabajadores y que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Los mecanismos deben impedir su acceso al personal no autorizado, archivarlos de forma que se garantice su correcta conservación, localización y consulta, establecer mecanismos que obstaculicen la apertura del sitio donde están guardados.
- Su empresa está obligada a guardar secreto profesional y al deber de custodia respecto a los datos que recibe, que subsisten aún después de finalizar sus relaciones con el trabajador.
- Tiene la obligación de informar a cada trabajador de la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de su recogida y de los destinatarios de la información, de la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso de su representante, así como de la posibilidad de ejercitar sus derechos.
- Su empresa puede comunicar los datos personales de los trabajadores a terceros si esta cesión es necesaria para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas de su empresa y del tercero a quien va a cederlos. Para ello su empresa necesita contar con el previo consentimiento de cada trabajador, que tendrá que haber dado al firmar la cláusula correspondiente a sus derechos al iniciar la relación laboral con su empresa.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
