Un dato de carácter personal es «cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables», según el Reglamento Europeo de Protección de Datos. Ese dato, aunque sea uno solo e incluso sea público (como, por ejemplo, el número de afiliación a la Seguridad Social) formará parte de un «fichero» cuando sea tratado en un conjunto organizado o estructura de información, con independencia de la forma de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Así ocurrirá, por ejemplo, cuando se integre en un procesador de texto, hoja de cálculo, modelo TC1 o TC2 o en una página web de la empresa.
Los datos personales
Los datos necesarios para contratar a un único trabajador normalmente son más de los que a primera vista puede parecer. Además de su nombre y apellidos, se necesitan muchos más datos personales, tales como su dirección postal y electrónica, su número de afiliación a la Seguridad Social, su cuenta bancaria para el pago de la nómina, datos propios de la relación laboral como antigüedad, grado de discapacidad del trabajador (si fuera el caso), etc.
Aunque se trate de un único trabajador, esos datos conformarían un fichero a efectos de la normativa de protección de datos, el cual no se incluye en ninguna de las excepciones legales para no aplicar la normativa. La existencia del fichero es independiente del número de trabajadores y no es necesario que al menos dos empleados.
Determinar la existencia del fichero
Para que su empresa pueda determinar si dispone de un fichero de datos de un trabajador, tenga en cuenta que la normativa atiende principalmente a dos criterios:
- la finalidad del fichero (en este caso, la gestión de la relación laboral)
- los tratamientos de datos que se van a realizar (pagos de la nómina, información para la Seguridad Social, información fiscal de retenciones, etc.)
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
