Cada vez que se recojan datos personales en un formulario, cuestionario o impreso de cualquier tipo, es obligatorio informar en la leyenda informativa a quien va a dejar sus datos con carácter previo y de modo expreso, preciso e inequívoco de todos los puntos a los que obliga la normativa.
Letra no demasiado pequeña
No caiga en la tentación de incluir esa leyenda en letra excesivamente pequeña pensando que para cumplir esa obligación basta con que la leyenda esté ahí, sin importar que realmente pueda leerse. Tenga en cuenta que una letra muy pequeña e ilegible frustraría el deber de información previo, dado que el destinatario no puede llegar a un verdadero conocimiento de los contenidos.
Información resumida y clara
Sin embargo, para cumplir el deber de información no es necesario que su empresa reproduzca punto por punto y de forma literal todos los extremos de la normativa aplicable al deber de información, sino que puede perfectamente resumirlos y explicarlos con otras palabras más claras. Es más, la Audiencia Nacional entiende incluso que ofrecer la información resumida y en términos menos legales «puede facilitar en la práctica que esta información llegue a los afectados».
Menores y cláusula informativa
Además, cuando nos dirigimos a los menores, hay que procurar que las cláusulas sean redactadas en el lenguaje sencillo y fácilmente entendible.
Los puntos de los que debe informar la cláusula
- existencia del fichero o tratamiento de datos de carácter personal
- finalidad de su recogida
- destinatarios de la información
- del carácter obligatorio o voluntarios de la respuesta a cada pregunta que se plantee (salvo que ese carácter se desprenda directamente del contenido o actuación para la que se solicitan los datos)
- de las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos
- derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento, etc.
- identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
