La protección de datos personales puede parecer un asunto difícil de gestionar en caso de las empresas del grupo empresarial. ¿Está centralizada la gestión de las nóminas de los empleados?, ¿tiene acceso al fichero de clientes de otra empresa que pertenece al mismo grupo que el suyo? Le ofrecemos cuatro claves para que gestionar la protección de datos dentro de un grupo empresarial no sea un problema.
Claves
Cada empresa, responsable de sus ficheros. En primer lugar, que varias empresas formen parte de un mismo grupo no significa que en lo que se refiere a protección de datos desaparezcan las fronteras entre cada una de las entidades o sociedades que lo integren. Cada una de las empresas del grupo conserva su independencia jurídica y será responsable de los ficheros de datos de sus respectivos empleados o clientes.- Creación de un servicio de hospedaje web (o hosting). La empresa de hosting es encargada de alojar datos y sería encargada de tratamiento. La empresa de hosting no podrá decidir sobre el contenido, finalidad, tratamiento ni uso de los datos, ya que esa función corresponde al responsable del fichero, que sería cada una de las empresas que conformen el grupo.
- Cesión de datos con consentimiento. Si por parte de alguna de las empresas pertenecientes al grupo se produce un acceso a los datos de cualquiera de las otras, se encontrará ante una situación clara de comunicación o cesión de datos entre empresas. Para evitar incumplir la ley, las empresas deberán pedir el consentimiento inequívoco de los afectados por escrito o por cualquier otro medio que permita acreditar su celebración y contenido, como por ejemplo una grabación de voz. La comunicación o cesión de los datos sin el consentimiento de los afectados, es una infracción calificada como muy grave.
- Cláusula de tratamiento por cuenta de terceros. Todas las empresas que integren el grupo tendrán que firmar la cláusula de acceso de datos por cuenta de terceros con las empresas con quienes contraten en su condición de «encargados del tratamiento».
Tenga en cuenta, que el consentimiento tiene que ser expreso, según el nuevo Reglamento Europeo y el medio de comunicación sencillo y gratuito.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
