Lo más importante entre franquicias es definir quién determina los objetivos y los medios del tratamiento. Y si procede, hay que establecer sus respectivas responsabilidades en el cumplimiento del RGPD.
No podemos caer en el error de que la empresa franquiciadora es la única responsable del fichero y las empresas franquiciadas son encargadas del tratamiento a tenor del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD-LOPD).
Franquicias y los caso que se dan
En franquicias pueden darse 3 casos:
- Los clientes son del franquiciado. La franquicia solo se refiere a la marca y la responsabilidad del tratamiento será del franquiciado. Así pues, la franquicia no tendrá ninguna responsabilidad, ya que no accede a los datos del franquiciado. En este caso, la franquicia será destinatario de datos, porque la comunicación es necesaria para alcanzar la finalidad del tratamiento.
- La franquicia controla los datos del franquiciado. Esto sucede, cuando la franquicia trata conjuntamente con el franquiciado el fichero de clientes, porque se encarga de la publicidad, promociones, etc. En este caso, serán corresponsables del tratamiento, pero solo de los ficheros compartidos. Normalmente sería en un grupo de empresas, donde la empresa matriz controla las filiales.
- Los clientes son de la franquicia. Si los clientes del franquiciado no son suyos, la relación con ellos será de encargado del tratamiento de la franquicia (formación, mailings, asistencia técnica, mantenimiento de software, etc.).
Obligaciones de los franquiciados
Como norma general, cada franquicia es responsable del fichero de sus clientes, empleados, proveedores, etc. Para que la franquicia pueda ceder los datos de sus clientes al franquiciador, se necesita la autorización de sus clientes. Es necesario desarrollar una política de confidencialidad y tratamiento de datos para todos los centros.
El franquiciado debe elaborar:
- el registro de actividades de tratamiento,
- elaborar el documento con la estructura técnica y organizativa,
- firmar los contratos de encargado de tratamiento,
- adecuar sus documentos a la normativa,
- establecer las funciones y obligaciones del personal,
- tomar las medidas del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD-LOPD).
