La creación de una base de datos común entre dos empresas del mismo grupo supone en la práctica que cada una de ellas está accediendo a la base de datos de la otra. Dado que cada una de ellas tiene su propia personalidad jurídica, lo que en realidad se está produciendo es una cesión de datos entre ambas, pudiendo ser unidireccional o bidireccional y mutua.
Tratamiento propio de cada una de las empresas
Por ello, cada empresa debe disponer de su propio fichero de clientes y, además, obtener el consentimiento de los titulares de los datos para que la cesión se produzca de forma informada y consentida.
A todos los efectos jurídicos, la circunstancia de que una sociedad esté participada por otra, no afecta al hecho de que ambas sean distintas personas, de modo que la cesión de datos entre empresas del grupo se produce entre dos personas distintas, sin que exista una previsión legal que flexibilice los requisitos para la legitimidad de dicha cesión.
Cesión de datos entre empresas del grupo
Cada una de las empresas será responsable del fichero de datos de sus correspondientes empleados, y por lo tanto la empresa central, que realmente estaría prestando algún tipo de servicio se configuraría como encargado de tratamiento.
En consecuencia, cada empresa del grupo deberá tener sus propios ficheros y cualquier acceso a los datos entre las diferentes sociedades que componen el grupo constituiría un supuesto de cesión que requeriría el consentimiento del afectado o la habilitación legal para la misma.
Además si por parte de alguna de las empresas del grupo, se produce un acceso a los datos de cualquiera de las otras que componen dicho grupo, nos encontraríamos ante una situación clara de comunicación o cesión de datos entre empresas del grupo y esta cesión requerirá el consentimiento del afectado.
Contratos de prestación de servicios
Y por lo tanto, deberán formalizarse los correspondientes contratos de tratamiento de datos entre las diferentes empresas y la central.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
