Eliminar información en papel de forma segura

Eliminar información personal de forma incorrecta es uno de los errores más habituales que cometen las empresas, tanto por falta de diligencia como por desconocimiento. Su empresa es responsable de los datos cuando vaya a desechar también. Por lo tanto, su empresa deberá adoptar las medidas que sean necesarias para eliminar la información debidamente.

Su empresa debe velar por la seguridad de su información no sólo para dar cumplimiento a la normativa de protección de datos, sino también porque la información es un activo estratégico de su negocio que debe preservar, aún cuando no contenga datos personales.

Pautas para destrucción de documentación en papel

Diferencie si los documentos de los que debe desprenderse contienen información confidencial y datos personales o no. Si no contienen datos personales, su empresa puede desprenderse de ellos de forma convencional. Para ello, podría plantearse instalar contenedores para el reciclaje de papel no confidencial que genera su empresa.
Si los datos que contienen los documentos son de carácter personal, es necesario destruirlos de forma segura. En función de volumen de papel que genere su empresa y el nivel de protección que tienen los ficheros que necesita puede plantearse contar con una destructora de papel en su propia empresa o bien externalizar el servicio de destrucción.
El precio de la destructora oscila en función de los grados de seguridad. Existen diferentes grados de seguridad según la anchura y la longitud de corte (desde el corte en tiras hasta el corte en partículas). Por lo tanto, para mayor nivel de seguridad de la información, deberá escoger mayor nivel de corte.
Si su empresa maneja un gran volumen de papel o bien el nivel de seguridad aplicable a los datos así lo aconseja, también puede subcontratar el servicio de destrucción de documentación. Se puede optar por destrucción de documentación en las propias instalaciones o fuera. Ambas empresas deberán formalizar su relación en un contrato de prestación de servicios con acceso a datos personales, en el cual, su empresa, como titular de los ficheros, será responsable del tratamiento, mientras que la empresa especializada en la destrucción documental actuará en calidad de encargado de tratamiento.