Cuando una empresa pone en marcha un sistema interno de denuncias, con un sentido positivo y constructivo, está incentivando que los empleados denuncien actuaciones ilícitas de las que tengan conocimiento en el seno de la empresa. Así, un trabajador que tenga conocimiento de comportamientos, acciones o hechos que puedan constituir violaciones de las normas, dispondrá de un canal a través del que poder denunciarlo sin ponerse a sí mismo en peligro.
Si usted se propone implantarlo en su empresa, tenga en cuenta que establecer canales de denuncias internas no sólo plantea el reto de crear un sistema limpio y transparente, que proteja tanto a quienes denuncian como a los denunciados, sino también que cumpla con la normativa de protección de datos.
Aspectos a tener en cuenta
- Notificar el tratamiento que va a realizar con el fichero y hacer inscripción (hasta 25 de mayo del 2018)
- Los datos de carácter personal que se registren en soportes están plenamente sometidos a la normativa de protección de datos.
- No es necesario el consentimiento de los trabajadores, pero es necesaria que tengan el conocimiento previo del sistema.
- Sólo se pueden recoger datos de las denuncias vinculadas al ámbito laboral. Hay que delimitar previamente qué hechos o actuaciones son objeto de denuncia y especificar las normas a las que se refieren, al igual que las consecuencias.
- El sistema sólo debe aceptar denuncias en las que se identifique al denunciante. No se debería aceptar las denuncias anónimas.
- Hay que garantizar la confidencialidad del denunciante, de forma que en ningún caso la persona denunciada pueda conocer la identidad del denunciante.
- El sistema debe garantizar el deber de información. El denunciado debe poder ejercer el derecho de acceso respecto a los datos que constan sobre él en la denuncia.
- Debe garantizarse que se cumpla el deber de secreto. Como regla general, para el fichero con los datos de las denuncias deberán adoptarse medidas de seguridad de nivel básico. Si se incluyen datos de salud, sería de nivel alto.
- Los datos personales que se recojan deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad que se persigue.
- Se debe establecer un plazo máximo para la conservación de los datos relacionados con las denuncias.
- Deberá solicitarse la autorización a la AEPD para la transferencia internacional de datos.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
