Según el Artículo 11 de la LOPD GDD, cualquier responsable del tratamiento debe proporcionar la información necesaria. Por ejemplo, informar a sus clientes de que cualquier tipo de información privada que estos proporcionen a través de el correo electrónico, va a ser tratada para la finalidad estipulada al recoger estos datos. Por lo tanto, es importante configurar correctamente la firma del email.
Información que debe proporcionar en la firma del email
Para evitar problemas con el uso de correos electrónicos de clientes, la empresa debe indicar lo siguiente:
- La comunicación entre cliente y empresa a través del email va a ser confidencial.
- La empresa no se hará responsable de la transmisión de cualquier virus a través del email.
- Cualquier uso indebido que realice con los correos electrónicos, podrá tener consecuencias legales.
Insertar el texto de la LOPD GDD en forma de firma del email
Para hacerlo, mostramos a continuación los pasos a seguir para insertarlo en diferentes aplicaciones de correo electrónico.
Configurar la firma en Outlook
- Abrimos un correo nuevo, como si fuéramos a escribir nuevo mensaje.
- Se selecciona Firmas dentro del menú Firma.
- En la ventana emergente pulsamos la pestaña «Nueva» y creamos el texto para la firma.
- Finalmente guardamos para poder enviarla a través de un email.
Configurar la firma en un Hotmail
- Una vez iniciada la sesión, se selecciona Opciones dentro de Configuración.
- En la pantalla Opciones buscar la opción «Escribir correo electrónico» y seleccionar «Formato, Fuente y Firma».
- En esa área, escribir la LOPD en el cuadro de texto.
- Guardar los cambios.
Configurar la firma en un Gmail
- Una vez se haya iniciado sesión en la cuenta, hay que pinchar en Configuración y Ver todos los Ajustes.
- Dentro de la configuración, hay que buscar la pestaña General, y dentro de esa pestaña, buscar la opción Firma.
- Se pincha en Crear.
- Aparecerá una ventana donde hay que darle un nombre a la firma.
- Una vez dado el nombre a la firma, se puede rellenar con el texto que se desee informar al cliente.
- Introducido el texto, se guarda la firma.
