La empresa está legitimada para el tratamiento de los datos personales que supone acceder al contenido de la cuenta de correo electrónico de un trabajador en virtud a la propia relación laboral que une a la empresa y a los trabajadores. Esto significa que la empresa no necesita el consentimiento de cada trabajador para poder hacerlo.
Deber de información a los trabajadores
Sin embargo, sí es importante que la empresa previamente haya cumplido su deber de información a los trabajadores, es decir, se trataría de fijar previamente las reglas de uso de ese medio, de forma que los trabajadores sepan con claridad qué uso del correo electrónico está o no permitido. Hay que comunicar a los trabajadores que está prohibido el uso personal de esta herramienta, qué tipo de controles puede establecer la empresa para asegurarse de que se cumple este fin y cuál es la política establecida en caso de ausencia de un trabajador por la causa que sea.
Así, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso. Es importante que la empresa pueda demostrar que ha cumplido con su deber de información previa a los trabajadores.
Método de informar
El deber de información al trabajador puede cumplirse mediante una cláusula incluida en el contrato de trabajo y también como anexo a un contrato ya suscrito. Sin embargo, en el caso de plantillas numerosas en las que no sea sencillo renovar o modificar todos los contratos, también sería válido informar a los trabajadores en formato de «circular».
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
