Canalizar las peticiones de derechos vía web es una opción perfectamente válida que además puede simplificar el proceso de atención de derechos en su empresa.
Una de las piezas claves del cumplimiento en materia de protección de datos es la atención en tiempo y forma de los derechos de acceso, rectificación, cancelación, etc.
Por ello, la normativa en la materia impone al responsable de tratamiento la obligación de habilitar al menos una vía para el ejercicio de estos derechos. No obstante, la normativa deja libertad sobre los requisitos o condiciones que deben cumplir los canales, y sólo indica que debe ser un medio sencillo y gratuito, de forma que no suponga un ingreso para el responsable del fichero. De ahí que cada empresa elija la vía que más efectiva le resulte.
Tiene que tener las siguientes recomendaciones.
Disponible para clientes y no clientes
Uno de los errores más habituales es instalar el enlace de acceso a la información necesaria para llevarlos a cabo en el área de clientes, es decir, en una zona cuyo acceso se restringe a los usuarios registrados. Tenga en cuenta que los datos que trata un responsable, por norma general, no son únicamente los de sus clientes, sino también de los clientes potenciales y ex trabajadores que no tienen porqué estar registrados en su espacio web.
Por eso, es imprescindible que su empresa habilite las vías más adecuadas para el ejercicio de estos derechos en un entorno accesible al público en general.
Ofrezca un comprobante
Es recomendable que ofrezca a sus usuarios la posibilidad de obtener un justificante o comprobante de la solicitud y la fecha. Cuando el ejercicio de los derechos se lleva a cabo mediante un correo electrónico es frecuente recibir una respuesta estándar que informa de la recepción del correo.
Facilitar un comprobante de la gestión (ya sea un pdf, una comunicación electrónica al email del solicitante o una imagen en pantalla que se pueda imprimir) del que puedan guardar copia, aportará seguridad jurídica a ambas partes. Además, contribuirá a una mejor imagen de su empresa, más solvente y transparente.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
