En un libro de reclamaciones (o cualquier otro conjunto de formularios en los que se recojan datos) la leyenda informativa debe aparecer en cada formulario, sin que sea suficiente que aparezca de forma general. Cada formulario tiene que ir con su cláusula informativa.
Los hechos
Un viajero de un tren solicitó el libro de reclamaciones a la compañía para formular una queja en relación a la prestación del servicio. Posteriormente denunció a la compañía de trenes antes la AEPD, puesto que en la hoja de reclamaciones, además de la información referente al incidente motivo de la queja, tuvo que rellenar sus datos personales (nombre y apellidos, dirección completa y firma) sin que en la hoja apareciera la información mínima que exige la normativa de protección de datos.
La resolución de la AEPD
En su resolución, la AEPD recordaba que siempre que se recojan datos personales es obligatorio informar con carácter previo y de modo expreso, preciso e inequívoco de todos los puntos a los que obliga la normativa. No hacerlo constituye una infracción sancionable. La AEPD impuso una multa de 6.000 Euros, atendiendo a su «clara falta de diligencia». La empresa interpuso recurso ante la Audiencia Nacional argumentando, entre otras cosas, que la AEPD debía haber impuesto la sanción en su grado mínimo, como venía haciendo en otros casos de sanciones a empresas por falta de la leyenda informativa en formularios.
Lo que dice la Audiencia Nacional
La Audiencia Nacional desestima íntegramente el recurso de la empresa. Considera que la AEPD graduó bien el importe de la sanción, puesto que no era la primera vez que la empresa había sido sancionada en relación a sus formularios de quejas. Por lo tanto, confirma la sanción de la AEPD.
Consejo
Su empresa debe cumplir su obligación legal en todos y cada uno de los formularios de recogida de datos. Pero debe ser especialmente cuidadoso en aquellos en los que el usuario vaya a estar predispuesto a no pasar por alto ningún incumplimiento, como es el caso de un libro de quejas o reclamaciones. Asegúrese de cumplir no sólo lo referente a la normativa de protección de datos (inclusión de la cláusula informativa, cumplir todos los puntos de los que debe informar en ella, no recabar más datos de los necesarios, etc.) sino también lo referente a la normativa aplicable a su sector, que puede imponerle obligaciones específicas en cuanto a las quejas y reclamaciones de los usuarios (por ejemplo, en el ámbito hotelero, sanitario, bancario, de seguros, etc.)
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
