La única forma de tener la seguridad de que la única persona que lee un e-mail es el destinatario a quien se le envía es mediante su encriptación, un procedimiento útil para su empresa cuando se envía información financiera, estratégica o confidencial y legalmente obligatorio cuando se envían datos de carácter personal de nivel alto.
Encriptar los mensajes es una obligación legal impuesta por la normativa para cualquier tipo de datos, pero especialmente en el caso de datos de carácter personal de nivel alto – salud, creencias, filiación sindical, religión, sexo y datos derivados de la violencia de género.
Formas de hacer la encriptación
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De forma individual. Se puede hacer instalando el software de encriptación en cada ordenador o bien en el navegador en caso de conexión al correo mediante un navegador web. En este caso, el software hay que instalarlo y gestionarlo puesto a puesto.
- De forma colectiva, centralizando el software de encriptación en el servidor de la empresa. De esta forma, se instala el software centralizado entre los equipos de la empresa e internet, de forma que se encripten todos los correos que vayan enviando los usuarios.
- Delegar la decisión de encriptar el correo en el usuario. En este caso, sería conveniente, crear una regla de forma que si algún usuario está mandando un correo sin encriptar, éste reciba un aviso automático avisándole de ello, por si fuera necesario que se replantee encriptarlo.
Cómo se desencripta el destinatario
Para que el destinatario pueda descodificar el mensaje que ha recibido, es necesario que tenga instalado en su ordenador el mismo programa que el del emisor del correo, pues el mismo software que lleva a cabo la encriptación es el que puede desencriptar el mensaje.
Herramientas gratuitas
Se puede recurrir a utilizar herramientas gratuitas. De esta forma, el destinatario del mensaje encriptado recibe el correo en un formato ininteligible, pero desde su navegador de correo tiene la opción de desencriptar el texto o el anexo. Cuando pulsa el botón se le solicita la contraseña y al introducirla correctamente ya lo puede leer.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
