Consejos para superar la inspección

La AEPD inspecciona a miles de empresas cada año e impone sanciones a un buen número de ellas. Nada impide que la suya pueda ser la siguiente. De oficio (es decir, a iniciativa de la propia AEPD) o tras la denuncia de un particular o de otra empresa (lo más frecuente), en cualquier momento puede recibir la visita de un inspector en su empresa.

Algunos consejos para superar la inspección

Atentos al anuncio de inspección. Dado que los inspectores de la AEPD no hacen una comunicación formal de las inspecciones que van a realizar, muchas comunicaciones de éstas pueden llegar a perderse. Por lo tanto, es muy importante que instaure un procedimiento en su empresa aleccionando a quien recoja las comunicaciones donde la AEPD avisa que va a realizar una inspección. Así tendrá tiempo de llamar a un asesor técnico o jurídico si lo considera conveniente.
Solicitar que se aplace una inspección. Si existen causas que justifiquen un aplazamiento, su empresa puede solicitar la ampliación del plazo a la AEPD, que ellos podrían aceptar o denegar.
Preparar la inspección. No le han dicho quién es el denunciante ni la razón de la visita pero quizás pueda intuirlo. Revise todos los procedimientos relacionados con la protección de datos con que cuenten en su empresa, asegúrese de que tienen el documento de seguridad y que esté actualizado, habiliten un espacio y los medios técnicos necesarios que permitan al inspector acceder a las bases de datos sin entorpecer la actividad normal de su empresa, etc.
Dar buena imagen. Muéstrese tranquilo y colaborador. Procure preparar un espacio para que el inspector pueda trabajar tranquilo y aislado del resto de la empresa. La razón es mantenerle apartado de otros posibles incumplimientos que esté cometiendo la empresa. Asegúrese de que el inspector se centre en investigar los hechos que se han denunciado y nada más.
Presencia del técnico informático. No es obligatorio, pero quizás a usted le convenga que el técnico les vaya guiando y facilitando el trabajo en lugar que el inspector tenga que investigar por su cuenta, entrar en archivos a los que no pretendía, etc.
Asesoramiento profesional. No es obligatorio tampoco, pero es importante reforzar la defensa de su empresa durante la inspección, pero sólo usted puede determinar si en su caso es preferible estar asesorado por un especialista.
Firmar o no firmar el acta de inspección. La firma del acta de inspección no implica estar conforme con el contenido que se recoge o describe, sino simplemente que la ha recibido. Por lo tanto, no tiene ningún sentido negarse a firmar el acta, ni tampoco tiene ningún efecto positivo.
Hacer constar sus alegaciones en el acta de inspección. La firma del acta de inspección le permitirá hacer constar con igual fuerza probatoria las alegaciones que considere necesarias, oportunas y adecuadas.