Cómo acreditar que ha cumplido su deber de información
La forma más eficaz de que su empresa pueda acreditar que ha cumplido su obligación de informar al trabajador sería mediante un documento firmado por el trabajador en el que conste que ha sido informado. Esta información puede constar en el propio contrato, de forma que una vez que el trabajador lee y firma el contrato, se entiende cumplido el deber de información. Pero también puede ser un anexo a éste o incluso constar en documento aparte.
Qué ocurre si no informó al iniciar la relación laboral
Puede y debe hacerlo después lo antes posible, utilizando para ello una cláusula que añadirá a sus contratos o bien un nuevo documento informativo independiente que deberán firmar los empleados como acuse de recibo.
¿Y si no quieren firmar?
Es improbable que un trabajador no quiera firmar la cláusula informativa referente al tratamiento de sus datos al iniciarse la relación laboral, pero entra dentro de lo probable que no quiera hacerlo si no se firmó en su momento y se le pide que lo haga ahora, especialmente si en la empresa existe en ese momento un mal clima laboral o conflictos con ese trabajador.
En ese caso, su empresa tiene otras formas de acreditar que ha informado al afectado, para lo cual deberán existir indicios que permitan entender de forma inequívoca que ese trabajador fue informado. Por ejemplo:
- Adjuntando la cláusula informativa a su nómina (mejor si es durante varios meses).
- Enviando un e-mail informativo a toda la plantilla.
- Notificándolo a través de la página web de la empresa.
- Colocando la cláusula informativa en el tablón de anuncios si éste es accesible y fácilmente visible por parte de los trabajadores.
- Mediante un cartel anunciador que reúna los requisitos de ubicación y formato que garanticen su conocimiento por parte de los trabajadores, etc.
Tres consejos al informar a sus trabajadores
- El nombre del documento debería ser «Información sobre el tratamiento de datos personales de empleados»
- La información debe ser la justa y debe limitarse a informar de los puntos a los que obliga la normativa.
- Es necesario que su empresa conserve el documento firmado por el trabajador, pues es la prueba de que su empresa ha cumplido su obligación de informar.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
