Si su empresa crea un fichero de clientes morosos de uso exclusivamente interno, no estaría sujeto a esa normativa. Pero sí tendrá que tener en cuenta las siguientes obligaciones.
Obligaciones
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Registro de fichero: su empresa no tiene obligación de solicitar la inscripción del fichero. Su empresa debe inscribir un único fichero por cada tratamiento, uso o finalidad de los datos (por ej. Clientes) y no uno por cada base de datos que tenga la empresa.
- Comunicación previa: Su empresa no tiene por qué comunicar al cliente su inclusión en este fichero antes de poder reclamarle la deuda, puesto que se trata de un fichero de uso interno de su empresa.
- Deber de secreto: su empresa tiene la obligación de mantener el deber de secreto. Es decir, no puede comunicar ésta por escrito a terceros o allegados del deudor, ni siquiera telefónicamente.
- Empresas de gestión de deudas: deberá seleccionar una empresa que ofrezca suficientes garantías, especialmente en cuanto a sus obligaciones en materia de privacidad. Su empresa está obligada a suscribir un contrato, ponga especial atención de se pueda acreditar su firma y contenido.
Ficheros de solvencia patrimonial y crédito
Para incluir sus datos en estos ficheros tendrá que cumplir todas las exigencias de la normativa:
- poder demostrar la existencia previa de una deuda;
- no pueden facilitarse datos al fichero común sin relevancia económica;
- sólo pueden facilitarse datos a partir del vencimiento de la obligación de pago incumplida;
- debe existir el requerimiento previo de pago a quien corresponda;
- si el deudor paga la deuda o transcurren 6 años, el deudor puede solicitar la baja del dato en el fichero;
- el responsable del fichero común de morosos debe notificar a los afectados en un plazo de 30 días desde su registro;
- una vez pagada la deuda, está prohibido mantener los datos del deudor, ni siquiera con la indicación de «saldo cero»;
- no se exige el consentimiento del afectado para incluir sus datos en el fichero de morosos puesto que se refieren a las partes de un contrato o precontrato de una relación contractual, laboral o administrativa y son necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.
Consejo
Su empresa debe establecer un protocolo muy claro en el que se establezcan todas las reglas y prohibiciones referentes a las gestiones de los cobros de deudas. La formación de la plantilla es esencial para no cometer errores y asegurar la correcta aplicación de las normas que salvaguardan la privacidad de las personas.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
