Hoy en día no basta con tener sobre el papel una buena política de protección de datos. En el día a día de la empresa son los trabajadores quienes manejan los datos personales y de quienes depende que se cumplan todas las políticas y medidas que se han establecido.
Las buenas prácticas
Dedique el tiempo necesario a explicar a los trabajadores qué es la protección de datos, cuáles son las obligaciones y los riesgos para su empresa, de qué forma pueden producirse fallos en la seguridad y hasta qué punto es importante su actitud ante la protección de datos.- Apueste por la formación periódica. Tiene que tener la frecuencia suficiente para que todo el personal tenga claro que la empresa se toma en serio la protección de datos y para recordarle sus obligaciones.
- Antes de contratar al personal que va a tener acceso en su trabajo a datos personales especialmente sensibles, compruebe cuidadosamente cuál es la actitud de esas personas ante esta materia e incluso solicite referencias a sus anteriores empleadores si lo cree necesario.
- Conciencie a su plantilla de que la seguridad de la información personal que manejan es una parte esencial de sus tareas como trabajadores.
- Todos los trabajadores que deban manejar datos personales como parte de sus tareas deben firmar una cláusula específica de confidencialidad, que deberá incorporar a sus contratos de trabajo o añadir a sus expedientes.
- Forme a sus trabajadores para que sean capaces de reconocer los riesgos, de forma que sepan que deben alertar antes hechos sospechosos y cómo y a quién deben informar de ello.
- Limite el acceso de cada trabajador exclusivamente a los datos personales que necesita en su puesto de trabajo, y no más.
- Cuente con un procedimiento interno claro para que los empleados que dejan la empresa o que pasan a ocupar otro puesto dejen de tener acceso a los datos personales que antes manejaban.
- Instaure y haga pública su política disciplinaria y sancionadora antes incumplimientos de sus procedimientos de seguridad de los datos personales.
Tenga en cuenta que una plantilla bien preparada es su mejor defensa para evitar riesgos.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
