La mejor defensa frente a los errores en materia de protección de datos y frente a las posibles denuncias que pueda recibir su empresa es una buena prevención y, además, una buena forma de incrementar su valor añadido empresarial. Implantar en su empresa una política sólida de protección de datos exige cumplir todas las medidas y requisitos a los que obliga la normativa y no limitarse al cumplimiento teórico de la ley.
Buenas prácticas
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Los titulares de los datos que se tratan en su empresa tienen derecho a ejercer sus derechos (acceso, rectificación, cancelación, oposición, olvido, etc.) sobre la información personal que les atañe. Su empresa sólo cuenta con unos pocos días para responder a esos derechos y exigen por su parte no sólo actuar dentro del plazo, sino contestar razonadamente por escrito al titular de ese dato. Conviene que su empresa tenga preparados modelos de escritos con los que responder en cada caso. No olvide enviarlos utilizando medios que permitan acreditar el envío y la recepción de la notificación.
- Valorar el cumplimiento de la normativa al elegir a un subcontratista o a una empresa externa de servicios y no desentenderse una vez firmado el contrato. Es imprescindible que se asegure que ese proveedor va a ser diligente y respetará escrupulosamente la normativa. Será fundamental que usted pueda demostrar que ha sido proactivo, que ha llevado a cabo ciertos controles, etc.
- Formación a los trabajadores. Los trabajadores deben saber cómo actuar si algún cliente plantea peticiones relacionadas con la protección de datos y, por otro, debe transmitírseles el modo por el cual su empresa cumple sus obligaciones relacionadas con la protección de datos y cómo deben actuar para que también ellos cumplan desde la responsabilidad de sus puestos de trabajo.
- Deshacerse con seguridad de documentos con información personal. Eso ocurre porque no tiene un buen sistema de destrucción de documentos confidenciales.
- Ante las quejas, eficacia y amabilidad. Cuando alguien siente que se ha hecho un mal uso de sus datos personales, lo primero que suele hacer es llamar al titular del fichero para quejarse y que subsane el error. De cómo maneje su empresa la queja dependerá que el asunto quede en nada y se olvide o que el asunto llegue incluso a la AEPD en forma de denuncia y desencadene una inspección y fuerte sanción en su empresa.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
