Las empresas cada cierto tiempo se encuentran con la necesidad de cambiar su infraestructura informática para afrontar nuevos retos y ante la necesidad de contar con medios más potentes, por lo que deben hacer migración a un nuevo sistema. Esta migración debe hacerse con todas las garantías legales y de seguridad.
Claves fundamentales
- Análisis previo. Analizar los datos que se van a migrar y estudiar los riesgos que se afrontan en caso de fuga o contaminación de información.
- Fusión de empresas. Plantear estrategia bien estudiada y planificar los requerimientos, el ritmo de integración, el proceso a seguir y la gestión informática.
- Planificación. Planificar el proceso de migración y fijar un presupuesto y un plazo de tiempo para la conversión informática, teniendo en cuenta algunas variables importantes, como las bases de datos no compatibles, la falta de estandarización de datos o conjuntos de información, la precariedad informática de uno de los sistemas y la posible complejidad del proceso.
- Alternativa. Ver si hay alternativas como exportar datos directamente de una empresa a otra y preparar a los empleados para que trabajen en la estructura informática mejor dotada, con una interfaz similar.
- Prueba piloto. Chequear que se cumplen los requisitos de seguridad, las gestiones de identidades y acceso, el respaldo de datos, la protección de intrusiones o el acceso seguro entre sedes y, en definitiva, todas las medidas de seguridad que exige la normativa de protección de datos.
- Implementación del sistema y formación de la plantilla. Una vez elegida la aplicación informática adecuada, y antes de ponerla en marcha, se debe formar a los empleados en las nuevas funcionalidades del sistema.
- Exportación. Al hacer la exportación, verificar que todo el proceso se efectúa correctamente y con la máxima seguridad.
- Apoyo de la dirección. Los responsables deben estar puntualmente informados de todos los cambios que se hayan producido. Es vital el soporte de los mandos.
Migración y normativa de protección de datos
Si cada una de las sociedades mantiene su personalidad jurídica diferenciada, cada empresa continuará siendo responsable de sus ficheros. Por el contrario, si se trata de una fusión de sociedades con unidad jurídica, la normativa, para simplificar, entiende que no se produce una cesión de datos. Por tanto, no es preciso recabar un nuevo consentimiento y, si no cambia la finalidad de los datos, sólo es necesario informar al titular de los datos de los nuevos destinatarios de la información.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
