El principio general aplicable a la recogida y tratamiento de datos personales es: sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos que sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.
Eso significa que su empresa sólo podrá recoger los datos que sean proporcionales en relación con la finalidad para que se recogen.
Aunque parece tan lógico, lo cierto es que se incumple en multitud de ocasiones. Los motivos son diversos. A veces al diseñar el formulario se solicitan datos de más simplemente porque los otros lo hacen. Otras veces se utilizan las plantillas no modificables que el proveedor proporciona y que pueden contener campos obligatorios innecesarios y excesivos para sus necesidades. En otras ocasiones, cambian las necesidades de la empresa y, sin embargo, siguen utilizándose formularios antiguos que no se revisan desde hace tiempo.
Acciones para evitar los datos excesivos
- Examinar críticamente cada formulario para determinar si la información que se solicita es adecuada, pertinente y no excesiva.
- Chequear periódicamente para tener la seguridad de que los campos se siguen ajustando a las necesidades actuales de su empresa.
- Tener cuidado al utilizar modelos o plantillas de formularios predeterminados que le proporcionen proveedores externos, en los que pueden estar marcados como obligatorios campos que piden información personal irrelevante y excesiva para la finalidad de su empresa.
- Ante la duda de la necesidad de un campo concreto, indicarlo como «opcional» en lugar de «obligatorio» y, si lo considera oportuno, aclarar la finalidad de su recogida. Por ejemplo, si va a pedir fecha de nacimiento, especificar que se trata de hacerle regalo en esta fecha o comprobar la mayoría de edad.
Recuerde, que en el caso de solicitar datos excesivos que no concuerdan con las finalidades para las que han sido recabadas, su empresa se enfrenta con la sanción importante.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
