Las cláusulas informativas tienen como objetivo informar. Su empresa es la principal interesada en que se lean sus cláusulas, así que debe esforzarse en hacerlas «amigables».
Cada vez que se recojan datos personales, es obligatorio informar a quien va a dejar sus datos con carácter previo y de modo expreso, preciso e inequívoco de todos los puntos a los que obliga la normativa. Sin embargo para cumplir el deber de información no es necesario que su empresa reproduzca punto por punto la normativa, son que puede resumirlos y explicarlos de manera más clara.
Pautas para mejorar las cláusulas informativas
Tenga en cuenta las siguientes pautas:
- Lenguaje claro y cercano: ofrecer información resumida en términos menos legalistas puede facilitar en la práctica que esta información llegue a los afectados.
- Explicar los términos clave: si se emplean tecnicismos, explíquelos añadiendo hipervínculos a las palabras clave si es necesario para que quien lo desee pueda ampliar información.
- Organizar bien la información: organice bien la información, clasifíquela por bloques y ponga a cada uno su título, incluso puede utilizar iconos, dibujos o viñetas para hacer información más atractiva.
- Preguntas más frecuentes: este apartado puede ayudar a resolver dudas de los usuarios.
- Cuidado con copiar las cláusulas de otros: todas las cláusulas que ponga, deben responder a la realidad.
- El tamaño de la letra: la información debe ser legible (sino no se cumple el deber de informar), además de falta de respeto al lector que puede pensar que «tiene algo que ocultar».
- Que personas «no expertas» revisen las cláusulas: haga el personal inexperto leerlas y opinar, después vuelva a chequearlas con los expertos.
- Revisar periódicamente sus cláusulas: debe revisarlas regularmente para asegurarse de que lo que dicen responde a la realidad de su empresa.
Si su empresa tiene clientes de habla inglesa, sería interesante redactar las cláusulas en inglés. No viene impuesto específicamente por la normativa de protección de datos, pero en su caso pueda interesarle contemplarlo como una buena práctica.
La privacidad es un valor en alza para las empresas que saben ir más allá de lo que son sus estrictas obligaciones legales.
Si alguna vez tiene alguna inspección relacionada con privacidad, seguramente también le tendrán en cuenta sus esfuerzos por clarificar la información relativa a la normativa de protección de datos.
Pidan presupuesto sin compromiso de implantación de la normativa vigente
